Los gestores de tareas han experimentado una gran evolución en los últimos años, apoyados en el crecimiento veloz de las nuevas tecnologías. La entrada en escena de los teléfonos inteligentes y recientemente las tablets, han activado el desarrollo de muchas y variadas aplicaciones que tienen la misión de convertirnos en personas más productivas. Unas siguen la metodología GTD (Getting Things Done) de David Allen, mientras que otras no. Unas son herramientas gratuitas, mientras que otras son de pago (incluso podemos encontrar software de este tipo a precios astronómicos). Existe una amplia variedad de aplicaciones y en ese mar de programas debes encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades para remar en la dirección correcta. No obstante, tener una estupenda aplicación de gestión de tareas en tu Mac o tu iPhone no te va a convertir de golpe y porrazo en la persona más productiva del planeta. Debes ser metódico y cumplir a rajatabla tus objetivos. Quizás ni siquiera necesites tanta tecnología y te organices mejor con una agenda física y un bolígrafo. Eso, amigo, ¡es decisión tuya!
Hoy os voy a hablar de un gestor de tareas llamado Todo y desarrollado por Appigo.
¿Por qué Todo es mi gestor de tareas actual?
Soy un eterno inconformista con las aplicaciones de gestión de tareas. Lo mismo me ocurre con los clientes de Twitter para iOS. Da igual que encuentre la “aplicación definitiva”, cuando pasen unos meses estaré cambiando. En este caso el software “definitivo” para organizarme es Todo, y las razones son las siguientes:
- Interfaz funcional y sencilla
- Cuenta con los elementos básicos: listas, contextos y etiquetas
- Posibilidad de crear distintos tipos de tareas
- Se pueden crear tareas repetitivas
- Buena sincronización gracias a iCloud
- Versión para Mac, iPhone/iPod Touch y iPad
Interfaz muy funcional y sencilla
Todo no tiene un diseño espectacular, es cierto, pero su interfaz de usuario es limpia y sencilla, lo que le hace ser bastante funcional. De esta forma, el usuario novato que se acaba de iniciar no debe pasar por ningún proceso de aprendizaje como ocurre con algunas herramientas de gestión de tareas, las cuales son muy buenas (no lo niego) pero muy complejas en un primer momento.
Empezando a trabajar con Todo: listas, contextos y etiquetas
La organización y clasificación de las tareas en Todo se realiza mediante listas, contextos y etiquetas. Por supuesto no estás obligado a usar estas tres herramientas. ¡Nadie te obliga! Cada uno puede usar estas tres opciones como crea conveniente. La aplicación, como buen gestor GTD incorpora por defecto una bandeja de entrada (INBOX) en el que irás introduciendo todas aquellas tareas que se te vayan pasando por la cabeza para posteriormente ir clasificándolas en sus correspondientes listas. Por ejemplo, en mi caso particular tengo una lista llamada “Trabajo” y varios contextos relacionados con el trabajo que son “Baloncesto” y “MacToday”. El uso de etiquetas como palabras clave a la hora de buscar tareas también podrá ayudarte a localizar todo aquello que te interese cuando vayas adquiriendo un volumen de anotaciones importante.
Poder crear distintos tipos de actividades mola
Todo tiene algo que me encanta, y es la posibilidad de crear distintos tipos de tareas. Además de una tarea “normal” puedes anotar una tarea matriz con sus correspondientes subtareas (proyecto). También permite las listas para marcar (perfecto para hacer la compra, por ejemplo). Pero lo que más me gusta son las tareas con accesos directos (así las he llamado yo). Entre ellas están llamar a un contacto (muy útil, al abrir la tarea y pulsarla llamarás directamente al contacto, lógicamente siempre que estés usando un iPhone), sms a contacto (funcionamiento similar a “llamar a contacto”), correo a contacto (pulsa la tarea y tu cliente de correo se abrirá instantáneamente para que envíes el mensaje al destinatario). Por otra parte podrás crear tareas “visitar un lugar” (haciendo uso del mapa) y “visitar página web” (escribes la url y al pulsar en la tarea te llevará directamente a la dirección marcada).
Tareas repetitivas y alarmas…¡Muchas alarmas!
La posibilidad de poder marcar una tarea como repetitiva me parece que es una característica imprescindible en una aplicación de este tipo. Por ejemplo: si tienes que tomar una pastilla todos los días no vas a estar creando la tarea cada día de la semana, sería tedioso y pesado. Todo incorpora esta opción de una manera brillante. Nos da la oportunidad de poder personalizar el intervalo de repetición a nuestro antojo.
Yo soy muy despistado, no sé si vosotros lo seréis. Tengo la cabeza “a las tres de la tarde”, por eso necesito que un software de este tipo incorpore alarmas que me avisen de la tarea que me toca hacer en cada momento. En este sentido Todo lo vuelve a bordar. Podrás asignar una, dos, tres…¡el número de alarmas que quieras a una tarea para que no se te olvide!
Por qué me terminó de convencer
Debo confesar que fui usuario de Todo durante un tiempo y decidí buscar una mejor alternativa. Su sistema de sincronización en la nube no me convencía. O pasabas por caja adquiriendo el servicio “Todo online” o la sincronización no funcionaba como debiera. Sin embargo, tras su última actualización, este gestor de tareas de Appigo se ha hecho compatible con iCloud (también con Dropbox). Ahora la sincronización funciona realmente bien y sin coste alguno, no nos veremos obligados a tener que pagar cuotas mensuales. Por otra parte se agradece la adaptación de su cliente para Mac al sistema operativo Lion, ya es posible trabajar con Todo a pantalla completa.
Por otra parte, el cliente de Todo para Mac tiene algo que para mí es básico y fundamental. Un atajo de teclado, “shorcut”, para poder crear tareas de forma rápida sin importar lo que estés haciendo en ese momento. Imagina que estás revisando el correo y te avisan de un informe que debes realizar. No será necesario que abras la aplicación. Mediante el atajo de teclado se abrirá una pequeña ventana en la que podrás crear la tarea de manera efectiva y rápida.
Me terminaron de convencer los precios razonables de Todo. Son los siguientes:
- Versión para Mac: 11,99 €
- Versión para iPhone: 3,99 €
- Versión para iPad: 3,99 €
Como digo, son precios razonables y para nada desorbitados como ocurre con otras aplicaciones de este tipo. Sin embargo se agradecería una versión universal para iPhone/iPad y así poder disfrutar de Todo en ambos dispositivos por sólo 3,99 € y no el doble. Si os interesa, tenéis una versión de prueba de Todo para Mac en la web de Appigo, aunque no cuenta con la reciente incorporación de la sincronización vía iCloud.
¿El gestor de tareas definitivo? Aún hay que mejorar
En la actualidad el trabajo en equipo es fundamental, por ello creo que Todo debería convertirse en una herramienta más colaborativa. Por ahora es de uso propio e individual. Apuntas tus propias tareas, tus proyectos, tus actividades. Sin embargo estaría bien poder crear listas compartidas para trabajar en equipo. ¿No os parece?
Web desarrollador | Appigo
Mac App Store | Todo para Mac (11,99 €)
App Store | Todo para iPhone (3,99 €)
App Store | Todo para iPad (3,99 €)
